Wie Craig 14.000+ Dokumente in seinem Google Drive organisiert hat

„Über die Jahre habe ich mehrfach Projekte gestartet, um eine ordentliche, einheitliche Ordnerstruktur aufzubauen, aber diese Versuche sind immer versandet oder wurden zu aufwendig, um sie zu pflegen.“

Craig Urban · Norwegen · aus seiner 4,5/5-Bewertung auf G2

Ein Archiv, das über Jahrzehnte gewachsen ist

Craigs Google Drive enthält Dokumente aus mehreren Jahrzehnten. Heute besteht ein großer Teil davon aus Material für seine Ahnenforschung: Scans, Tabellen, Dokumente, Bilder und Ergebnisse aus KI-Tools, mit denen er die Unterlagen bearbeitet.

Das Problem war nie, dass Craig nicht wusste, wie sein Google Drive aussehen sollte. Er hatte mehrfach eine Struktur aufgebaut. Das Problem war, sie dauerhaft zu pflegen.

„Namen und Ordner, die vor 10 Jahren sinnvoll waren, sind es heute nicht mehr.“

Craig Urban · Norwegen

Bei einem privaten Archiv gibt es niemanden, der die Ablage vorgibt oder übernimmt. Neue Dokumente kommen dazu, Kategorien verändern sich und irgendwann wird die Pflege zur eigenen Aufgabe.

Genau daran waren Craigs frühere Versuche gescheitert.

Warum dieses Drive ein schwerer Fall war

Ein typisches Arbeits-Drive enthält viele wiederkehrende Dokumenttypen. Rechnungen sehen ähnlich aus, Verträge folgen bestimmten Mustern, Angebote haben eine feste Struktur.

Bei Craig ist das anders.

Ein Volkszählungsscan, ein Kirchenbucheintrag, eine Tabelle, ein handgeschriebener Brief oder eine Seite Notizen haben wenig gemeinsam. Sie gehören zusammen, weil sie thematisch zusammengehören, nicht weil sie gleich aussehen.

„In Unternehmen gibt es Hunderte Dokumente desselben Typs. Bei mir nicht. Ich stelle Filently also eine viel schwierigere, andere Aufgabe.“

Craig Urban · Norwegen

Mehr als 14.000 Dokumente sind inzwischen durch Filently gelaufen. Das entspricht rund 80 % des Archivs, das Craig organisieren möchte.

So nutzt Craig Filently

1. Er definiert seine eigenen Regeln. Craig beschreibt, wie seine Dokumente benannt werden sollen und in welche Ordner sie gehören.
2. Neue Dokumente landen in einem Eingangsordner. Er legt die Dateien einfach in seinen Filently-Ordner in Google Drive.
3. Filently übernimmt die Ablage. Die Dokumente werden nach seinen Regeln umbenannt und automatisch in den passenden Ordner verschoben.
4. Die Struktur wächst mit. Wenn ein Dokument in keine bestehende Kategorie passt, kann Filently einen neuen Ordner dafür anlegen.

Was sich geändert hat

„Es hat das Dokumentenchaos beseitigt und echte Automatisierung in meinen Speicher gebracht. Statt Stunden damit zu verbringen, von Hand umzubenennen, liegengebliebene Dateien zu sortieren oder Anhänge herunterzuladen, setzt das System automatisch eine einheitliche Struktur durch.“

Craig Urban · Norwegen · aus seiner 4,5/5-Bewertung auf G2

Bei einem Archiv wie diesem entstehen ständig neue Kategorien. Filently kann die Struktur deshalb erweitern, wenn neue Arten von Dokumenten dazukommen.

Das ist der entscheidende Unterschied zu Craigs früheren Versuchen: Er muss die Ordnung nicht mehr selbst aufrechterhalten.

Die Einrichtung der Regeln hat zunächst etwas Arbeit gekostet. Dabei musste Craig nicht alles selbst herausfinden.

„Es gibt eine kleine Lernkurve, wenn man seine automatischen Regeln und die Ordnerstruktur zum ersten Mal festlegt, aber Valentins schneller Chat-Support hat mir diese Hürde vollständig genommen.“

Craig Urban · Norwegen · aus seiner 4,5/5-Bewertung auf G2

Nach mehr als 14.000 Dokumenten steht die Struktur, die Craig über Jahre hinweg immer wieder aufzubauen versucht hat.

Und diesmal ist er nicht mehr derjenige, der sie pflegen muss.