Die Steuersaison sollte nicht damit beginnen, Scan0034.pdf umzubenennen. Filently läuft direkt in Google Drive und benennt, sortiert und legt jedes Mandantendokument ab – Rechnungen, Belege, Kontoauszüge – nach der Namenskonvention, die du bereits nutzt.
Mandantendateien kommen benannt und sortiert an, bevor sie dich erreichen.
Läuft in deinem Google Drive. Keine neue Plattform, keine Migration.
Sieh dir jede Änderung zuerst an. Keine überraschenden Massen-Umbenennungen.
Lege deine Namensregeln einmal fest. Jedes Dokument folgt ihnen.
Shared Drive › Mandanten
Filently hat 4 Mandantendokumente abgelegt von [email protected], vor 2 Min.
Acme Corp / 2026Aktiv
2026-04_Acme_Invoice_0042.pdf4. Apr.
2026-04_Amazon_Receipt_Office-Supplies.pdf2m
2026-03_Acme_BankStatement_March.pdf1. Apr.
Brightside Café / 2026Aktiv
2026-04_Brightside_Payslip_Smith-J.pdf5. Apr.
2026-Q1_Brightside_ExpenseReport.pdf2m
Nguyen Consulting / 2026Aktiv
Ein System, beide Seiten
Du legst die Regeln fest. Deine Mandanten schicken einfach Dateien.
Ablage funktioniert nur, wenn alle derselben Konvention folgen. Der Steuerberater legt sie einmal fest. Der Mandant muss nie wieder daran denken.
Wenn du die Buchhaltung machst
Steuerberater & Buchhalter
✓Gib deine Namenskonvention und Ordnerstruktur einmal ein.
✓Die Dateien jedes Mandanten landen korrekt benannt im richtigen Ordner.
✓Öffne zur Steuerzeit das geteilte Drive und leg einfach los.
✓Kein Umbenennen von download (3) mehr, bevor du anfangen kannst.
Die Stunden, die du früher mit dem Aufräumen von Mandantendateien verbracht hast, fließen zurück in abrechenbare Arbeit.
Wenn du die Dateien schickst
Inhaber kleiner Unternehmen
✕Leg einen Beleg in deine Filently Inbox oder leite die E-Mail weiter.
✕Filently benennt ihn genau so, wie dein Buchhalter es wollte. Automatisch.
✕Bekomme nie wieder die Nachricht „Kannst du das umbenennen und neu schicken?".
✕Ablage ist keine Aufgabe mehr, die du aufschiebst, bis sie sich stapelt.
Gib deinem Steuerberater genau das, was er braucht – ganz ohne darüber nachzudenken.
Dateiorganisation in der Buchhaltung
Die Steuersaison beginnt mit einem Stapel falsch benannter Dateien.
Steuersaison · alles auf einmal
Alles kommt in derselben Woche an
Fünf Mandanten haben nächste Woche Abgabetermin, alle mit unterschiedlichen Ablage-Ansätzen, falls überhaupt. Du öffnest den Stapel: zwölf Dateien namens Scan0034.pdf, ein Kontoauszug mit dem Namen download (3), eine Rechnung mit der internen Referenz des Lieferanten als Dateiname. Du fühlst dich erschöpft, bevor du überhaupt angefangen hast.
Prüfungsanfrage
„Schick mir die März-Rechnungen"
Ein Prüfer fragt nach den März-Rechnungen eines bestimmten Lieferanten. In einer Kreativagentur ist eine falsch benannte Datei ein Ärgernis. In deiner Kanzlei ist sie ein Compliance-Risiko, und Scan0034.pdf ist keine brauchbare Antwort.
Freitag · 17 Uhr
Wieder dem Mandanten hinterherlaufen
Du schreibst dem Mandanten eine E-Mail, er soll den Beleg neu schicken, diesmal korrekt benannt. Macht er nicht. Er schickt, was sein Handy exportiert hat. Das Aufräumen bleibt an dir hängen, jedes Mal, bei jedem Mandanten.
Es liegt nicht daran, dass Mandanten nachlässig sind. Es ist strukturell.
Mit Ablage verdienen deine Mandanten schlicht kein Geld. Ohne ein System, das du ihnen gibst, schicken sie Dateien weiter genau so, wie ihr Handy oder ihre Software sie ausgibt. Drei Gründe, warum es nie hält.
Die Menge ist unerbittlich
Ein kleiner Unternehmenskunde mit zwanzig Lieferanten erzeugt Hunderte Dokumente im Jahr. Multipliziere das mit zehn Mandanten, und du verwaltest Tausende Dateien – die meisten kommen mit dem Namen an, den ihnen der Absender gegeben hat.
Mandanten schicken das, was ihre Software exportiert
Ein Beleg, benannt von einer App. Ein Auszug mit dem Namen download (3). Sie stellen sich nicht quer, Ablage ist einfach nicht ihre Aufgabe. Also wird das Aufräumen zu deiner.
Manuelle Konventionen brechen unter Last
Du kannst den perfekten Namensleitfaden schreiben. Aber jedes System, das darauf angewiesen ist, dass beschäftigte Menschen sich Regeln merken und Dateien von Hand umbenennen, bricht in dem Moment zusammen, in dem die Steuersaison losgeht.
Ein Ablagesystem sollte nicht davon abhängen, dass sich deine geschäftigsten Mandanten an die Regeln erinnern. Es sollte einfach halten, automatisch.
Google-Drive-Ordnerstruktur für Steuerberater
Erst Mandant, dann Jahr, dann Typ. Automatisch konsistent gehalten.
Die zuverlässigste Struktur ordnet nach Mandant, dann nach Jahr, dann nach Dokumententyp, damit das Auffinden zum Jahresende schnell geht, egal wie alt das Mandat ist. Filently lernt die Konvention, die du bereits nutzt, oder richtet eine für dich ein. Die Beispiele unten sind Ausgangspunkte.
Ordner pro Mandant
Acme Corp / 2026
01 Invoices
02 Receipts
03 Bank Statements
04 Payroll
05 Tax Documents
06 Correspondence
Dateinamen mit Datum zuerst
Beispiele
2026-04_Acme_Invoice_0042.pdf
2026-04_Amazon_Receipt_Office-Supplies.pdf
2026-03_Acme_BankStatement_March.pdf
2026-04_Acme_Payslip_Smith-J.pdf
2025_Acme_TaxReturn_FY2025.pdf
Neuer Mandant? Neuer Ordner.
Nguyen Consulting / 2026
Automatisch aus deiner Vorlage erstellt
Mandant und Jahr aus dem Inhalt erkannt
Nummerierte Unterordner passen zu deinem Setup
Alles Unklare wartet in 00 Needs Review
Das sind Ausgangspunkte. Filently passt sich an, wie du bereits arbeitest. Wenn du bereits eine Google-Drive-Ordnerstruktur und Namenskonvention hast, lernt es deine, statt dir eine neue aufzuzwingen – oder räumt ein bestehendes Drive in einem Durchgang auf.
Bereit, deine Mandantendateien organisiert zu sehen?
Lege deine Regeln in 2 Minuten fest. Die ersten 25 Dokumente kostenlos, keine Kreditkarte.
Lege deine Regeln einmal fest, lass Mandanten Dokumente schicken, wie sie wollen, und lass Filently jedes einzelne ablegen.
1
Verbinde dein Google Drive
Filently lernt die Namenskonvention und Ordnerstruktur, die du bereits nutzt, automatisch. Noch kein System oder ein bestimmtes Format im Kopf? Beschreib es einfach in den Custom Instructions. Nichts verlässt jemals dein Drive.
Lernt dein Setup · Eigene Regeln optional
2
Mandanten senden Dokumente ein
Dein Mandant legt einen Beleg in seine Filently Inbox oder leitet einen Anhang von seinem Handy an seine Filently-E-Mail-Adresse weiter. Keine App zum Lernen, kein Namensformat zum Merken auf seiner Seite. Jede neue Datei wird automatisch bearbeitet, sobald sie ankommt.
E-Mail-Weiterleitung · Upload in der App · Ablage im Drive
3
Filently benennt & legt alles ab
Filently liest jedes Dokument, wendet deine Namenskonvention an und legt es im richtigen Mandantenordner im geteilten Drive ab. Wenn es bei dir ankommt, ist die Arbeit erledigt. Kein Umbenennen, kein Sortieren, kein Hinterherlaufen.
Benennt um · Legt ab · Erstellt Ordner
Einmal pro Mandant einrichten. Jedes Dokument danach legt sich selbst ab.
Die ersten 25 Dokumente kostenlos. Keine Kreditkarte. Jederzeit kündbar.
Gebaut für die Art, wie Buchhaltungsdokumente wirklich ankommen.
Filently funktioniert für jedes Unternehmen, das in Google Drive lebt. Was es für die Buchhaltung richtig macht: Es sitzt in der Schicht vor deiner Software, sorgt dafür, dass Dokumente korrekt benannt und abgelegt werden, damit die Arbeit schon erledigt ist, wenn du das Drive öffnest.
Du siehst jede Änderung, bevor sie passiert
Nichts wird blind umbenannt oder verschoben. Filently zeigt dir zuerst den neuen Namen und Ordner für jedes Dokument. Dateien mit hoher Sicherheit können automatisch abgelegt werden; alles Unsichere wartet auf deine Freigabe per Klick. Keine überraschenden Massen-Umbenennungen, niemals.
Es ersetzt deine Buchhaltungssoftware nicht
Filently ist die Ablageschicht vor DATEV, Xero oder QuickBooks, kein Ersatz. Das Kontieren von Transaktionen, das Abstimmen und das Erstellen von Abschlüssen bleibt in deiner Software. Filently sorgt nur dafür, dass jedes Dokument korrekt benannt und abgelegt ankommt.
Erkennt Dokumententypen der Buchhaltung
Rechnungen, Belege, Kontoauszüge, Lohnabrechnungen, Steuererklärungen, Mandatsschreiben, Spesenabrechnungen. Filently unterscheidet sie anhand des Inhalts, selbst wenn der Mandant die Datei document(3).pdf genannt hat.
Neuer Mandant? Neuer Ordner.
Das erste Dokument eines neuen Mandanten kommt an, und Filently erstellt seinen Ordner automatisch aus deiner Vorlage.
Eigene Anweisungen pro Mandant
Jeder Mandant kann einer anderen Namens- und Ordnerkonvention folgen. Einmal festlegen, es hält.
Mehrsprachig
Rechnungen und Belege auf Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch und mehr. Dieselbe präzise Verarbeitung.
Von einem echten Filently-Nutzer
„Ich habe monatelang nach einer Anwendung gesucht, die genau das tut, was Filently tut. Mein Buchhalter möchte, dass Belege in einem bestimmten Format benannt und in Google-Drive-Ordner nach Jahr und Monat sortiert gespeichert werden. Ich habe Filently einfach eingetippt, was es tun soll, und es tut es. Es ist sehr präzise."
Raeleen McCutcheonInhaberin, Organic Oasis Spa & Salon
Dokumentenmanagement für die Buchhaltung im Vergleich
Was ist mit Dext, Hubdoc oder einem dedizierten DMS? Hier die ehrliche Einschätzung.
Diese Tools extrahieren Daten für dein Hauptbuch, was nützlich ist, aber sie leben in ihrer eigenen Plattform. Filently hält saubere, korrekt benannte Dokumente in dem Google Drive, das du bereits mit deinen Mandanten teilst. So passt es dazu.
Ansatz
Einrichtung
Bleibt in deinem Drive
Benennt Dateien nach deiner Art
Manuelle Ablage
~ Gering, aber endlos
✓ Ja, wenn du alles selbst machst
✗ Jede Datei, jeder Mandant
Mandanten bitten, Regeln zu folgen
✗ Gering, aber ignoriert
~ Nur wenn sie mitmachen
✗ Selten, den Rest korrigierst du
Dext / Hubdoc
~ Mittel, pro Workflow
✗ Lebt in ihrer Plattform
~ Für Daten gebaut, nicht für Ablage
Dediziertes DMS (SmartVault)
✗ Hoch, komplette Migration
✗ Ein separates System
~ Innerhalb ihrer Plattform
Filently
✓ Unter 2 Minuten
✓ Dein bestehendes Drive
✓ Deine Konvention, automatisch
Tools wie Dext und Hubdoc extrahieren Daten für dein Hauptbuch, und das ist ihre Aufgabe. Filently konkurriert nicht mit ihnen. Wenn deine Dokumente in Google Drive leben und du sie einfach korrekt benannt und abgelegt haben willst, ist das genau das, was Filently tut.
Führst du deine Kanzlei in Google Drive? Filently ist für dich gebaut.
Die ersten 25 Dokumente kostenlos. 2 Minuten Einrichtung. Arbeitet im Hintergrund, das ganze Jahr.
Ablage in der Buchhaltung: deine Fragen beantwortet.
Ersetzt Filently meine Buchhaltungssoftware wie DATEV, Xero oder QuickBooks?
Nein. Filently kümmert sich um die Ablageschicht: Dokumente korrekt benennen und sie automatisch im richtigen Google-Drive-Ordner ablegen. Es exportiert keine Daten in Buchhaltungsplattformen und ersetzt sie nicht. Das Kontieren von Transaktionen, das Abstimmen und das Erstellen von Abschlüssen bleibt in deiner bestehenden Software. Filently sorgt nur dafür, dass jedes Dokument richtig benannt und abgelegt ankommt.
Wie unterscheidet Filently eine Rechnung von einem Beleg von einem Kontoauszug?
Es liest den tatsächlichen Inhalt jedes Dokuments: Lieferantennamen, Daten, Beträge, Dokumentenüberschriften. Buchhaltungsdokumente haben konsistente Strukturen, selbst wenn die Dateinamen inkonsistent sind, sodass Filently sie präzise klassifiziert. Alles, bei dem es unsicher ist, wartet in einer Prüf-Warteschlange auf deine Bestätigung per Klick.
Können meine Mandanten Filently nutzen, damit Dateien schon benannt ankommen?
Ja, und genau darum geht es. Filently läuft auf der Seite des Mandanten. Er legt ein Dokument in seine Filently Inbox oder leitet es an seine Filently-E-Mail-Adresse weiter. Es wird nach deiner Konvention umbenannt und im geteilten Drive abgelegt, bevor es dich überhaupt erreicht. Der Mandant muss sich nie dein Namensformat merken.
Was, wenn ich bereits eine Namenskonvention und Ordnerstruktur habe?
Filently lernt deine, statt dir eine neue aufzuzwingen. Gib deine Namens- und Ablageregeln einmal pro Mandant in die Custom Instructions ein, und alles, was danach hereinkommt, folgt diesen Regeln automatisch: dein Datumsformat, deine Ordnerstruktur, deine Abkürzungen.
Was ist mit der Vertraulichkeit gegenüber Mandanten?
Deine Dateien werden automatisch verarbeitet. Kein Filently-Mitarbeiter kann deine Dokumente lesen. Die Authentifizierung läuft über Googles OAuth 2.0, sodass wir dein Passwort nie sehen. Filently liest Dateiinhalte nur, um jedes Dokument zu identifizieren, umzubenennen und abzulegen. Nichts wird auf unseren Servern gespeichert, es werden keine Kopien aufbewahrt, und deine Daten werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet. Du kannst den Zugriff jederzeit in deinem Google-Konto widerrufen. CASA Tier 2 zertifiziert. Datenschutz auf Enterprise-Niveau.
Funktioniert es über mehrere Mandanten und Shared Drives hinweg?
Ja. Filently funktioniert mit My Drive und Shared Drives, und du kannst für jeden Mandanten unterschiedliche Ablageregeln festlegen. Die Dokumente jedes Mandanten landen korrekt benannt in seinem eigenen Ordner, sodass eine Kanzlei mit zehn Mandanten genauso organisiert bleibt wie eine mit einem.
Was passiert mit meinen Dateien, wenn ich Filently nicht mehr nutze?
Nichts. Jeder Mandantenordner und jedes umbenannte Dokument bleibt genau dort, wo Filently es in deinem Google Drive abgelegt hat. Kein Export, keine Migration, kein Lock-in. Du behältst 100 % dessen, was Filently organisiert hat, für immer.
Was passiert nach den ersten 25 kostenlosen Dokumenten?
Deine ersten 25 Dokumente sind kostenlos, keine Kreditkarte nötig. Danach wechselst du zu einem kostenpflichtigen Plan, der mit deinem Ablagevolumen skaliert, sodass ein Einzel-Buchhalter und eine Kanzlei mit zehn Mandanten für das zahlen, was sie tatsächlich nutzen. Die aktuellen Pläne siehst du auf der Preisseite, bevor du dich festlegst.
Kann ich jederzeit kündigen?
Ja. Es gibt keinen Vertrag und kein Lock-in. Kündige, wann immer du willst, und jeder Ordner und jedes umbenannte Dokument bleibt genau dort, wo es in deinem Google Drive ist. Du verlierst nie den Zugriff auf das, was Filently bereits organisiert hat.
Die nächste Steuersaison
beginnt mit einem aufgeräumten Drive.
Der einfachste Weg, Mandantendateien in Google Drive zu organisieren. Lege deine Regeln einmal fest, und jedes Dokument, das deine Mandanten schicken, kommt korrekt benannt und abgelegt an. Die ersten 25 Dokumente kostenlos, keine Kreditkarte.
