Filently läuft in deinem Google Drive und benennt, sortiert und legt jede Rechnung, jeden Beleg und jeden Vertrag automatisch ab, damit die Steuerzeit kein an Scan0034.pdf verlorenes Wochenende wird.
Niemand wird Freelancer, um PDFs umzubenennen. Die besten Freelancer schützen ihren Fokus und überlassen das Back-Office einem System. Hier ist die Aufteilung.
Scan0034.pdf, damit dein zukünftiges Ich es wiederfindet.Zwölf Monate voller Rechnungen und Belege, verstreut über E-Mails, den Download-Ordner und drei Drive-Ordner. Du machst nicht deine Steuer, du betreibst Archäologie und öffnest eine Datei nach der anderen, um herauszufinden, was das überhaupt ist.
Ein Beleg landet in deinem Posteingang. Du legst ihn später ab. Du speicherst ihn als download (3).pdf und machst weiter. Drei Monate später liegen vierzig unbenannte Dateien ganz oben in deinem Drive, und du schaust gar nicht mehr hin.
Kundenverträge neben Urlaubsfotos. Ein Geschäftsbeleg begraben unter Screenshots. Wenn alles ohne System an einem Ort liegt, ist nichts auffindbar, wenn du es wirklich brauchst.
Du hast das Ordnersystem probiert. Es hielt eine Woche, dann kam ein hektisches Projekt und es brach still zusammen. Das liegt nicht an dir, sondern an jedem System, das du dir merken musst. Drei Gründe, warum es nie hält.
Kunden-E-Mails, App-Abos, deine Bank, fotografierte Belege, PDFs aus einem Dutzend Tools. Jedes benennt Dateien auf seine Weise, und du sollst jede einzelne zwischen echter bezahlter Arbeit korrigieren.
Ein Beleg kommt mitten im Projekt. Du speicherst ihn als download (3) und sagst dir, du sortierst ihn später. Weil niemand sonst da ist, der ihn auffängt, kommt „später" einfach nie.
An einem ruhigen Sonntag kannst du die perfekte Ordnerstruktur bauen. Aber jedes System, das darauf angewiesen ist, dass ein beschäftigter Solo-Selbstständiger Dateien von Hand umbenennt, bricht in dem Moment zusammen, in dem die Arbeit zunimmt.
Ein Ablagesystem sollte nicht davon abhängen, dass du dich in deiner hektischsten Woche daran erinnerst. Es sollte einfach halten, automatisch.
Eine Struktur, die für ein Solo-Business taugt, organisiert nach Typ, dann nach Jahr, damit ein Abzug oder ein alter Vertrag in Sekunden auffindbar ist. Filently übernimmt das System, das du ohnehin schon führst, oder baut eines für dich. Die Beispiele unten sind nur Ausgangspunkte.
Business / 2026
Beispiele
Business / 2027
Das sind Ausgangspunkte. Die Struktur passt sich deinen Gewohnheiten an, nicht umgekehrt. Wenn du bereits eine Google Drive Ordnerstruktur und einen Benennungsstil pflegst, folgt Filently ihnen — oder räumt ein bestehendes Drive in einem Durchgang auf.
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Verbinde dein Drive, schicke Dokumente rein, wie du magst, und lass Filently jedes einzelne davon ablegen.
Filently übernimmt die Namenskonvention und Ordnerstruktur, die du ohnehin schon pflegst, ganz von selbst. Du fängst gerade erst an oder willst ein bestimmtes Format? Beschreibe es in den Custom Instructions und Filently setzt es um. Deine Dateien verlassen dein Drive nie.
Lernt dein Setup · Eigene Regeln optionalLeite eine Rechnung direkt aus deiner E-Mail weiter, fotografiere einen Beleg und lege ihn vom Handy in deine Filently Inbox oder lade vom Desktop hoch. Jede neue Datei wird bei Ankunft automatisch verarbeitet.
E-Mail weiterleiten · Handyfoto · Drive-AblageFilently liest jedes Dokument, gibt ihm einen sauberen, einheitlichen Namen und legt es im richtigen Ordner in deinem Drive ab. Zur Steuerzeit ist bereits alles sortiert. Kein Umbenennen, kein Wühlen, keine nächtliche Hektik.
Benennt · Legt ab · Erstellt OrdnerEinmal einrichten. Jedes Dokument danach legt sich selbst ab.
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Filently ist Google Drive für Freelancer, die lieber nicht ans Ablegen denken. Es passt zu jedem Solo-Selbstständigen, der sein Business in Drive führt, und erledigt die Sortierung still im Hintergrund, damit du nur dann an ein Dokument denkst, wenn du es brauchst, und es dann schon da ist.
Nichts wird blind umbenannt oder verschoben. Filently zeigt dir zuerst den neuen Namen und Ordner für jedes Dokument. Dateien mit hoher Sicherheit können automatisch abgelegt werden; alles Unsichere wartet auf deine Freigabe per Klick. Nie überraschende Massenumbenennungen.
Filently legt nach Inhalt und den Regeln ab, die du festlegst, damit Kundenrechnungen und Geschäftsbelege in deinen Business-Ordnern landen und sich nie mit privaten Dateien vermischen. Ein Drive, endlich sortiert.
Rechnungen, Belege, Verträge, Abo-Bestätigungen, Steuerformulare, Ausgabennachweise. Filently unterscheidet sie nach Inhalt, selbst wenn die Datei als document(3).pdf aufgetaucht ist.
Fotografiere einen Papierbeleg mit deinem Handy und leite ihn weiter. Filently liest ihn, benennt ihn und legt ihn ab.
Alles wird bei Ankunft nach Datum und Typ abgelegt, sodass die Übergabe an deinen Steuerberater nur Minuten dauert.
Rechnungen und Belege auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und mehr. Gleich zuverlässige Verarbeitung.
"Dateien werden automatisch klassifiziert, umbenannt und in die richtige Ordnerstruktur in Google Drive einsortiert. Am meisten beeindruckt mich, wie zuverlässig die Ablage funktioniert, basierend sowohl auf Dateinamen als auch auf vollständiger OCR-Analyse. Die Einrichtung ist mühelos: Google Drive verbinden und schon geht's los. Ich nutze es täglich und es ist bereits ein fester Bestandteil meines Workflows geworden."
Ausgaben-Apps sind darauf ausgelegt, Zahlen für deine Steuer zu extrahieren, und darin sind sie gut, aber deine eigentlichen Dokumente leben in ihrer Plattform. Filently hält saubere, korrekt benannte Dateien in dem Google Drive, das du ohnehin nutzt. So passt es ins Bild.
| Ansatz | Einrichtung | Bleibt in deinem Drive | Benennt Dateien nach deiner Art |
|---|---|---|---|
| Manuelle Ablage | ~ Gering, aber endlos | ✓ Ja, wenn du dranbleibst | ✗ Jede Datei, von Hand |
| Cloud-Speicher allein | ✓ Hast du schon | ✓ Es ist dein Drive | ✗ Speichert, organisiert nie |
| Ausgaben-Apps (Expensify, QBSE) | ~ Mittel, pro Workflow | ✗ Lebt in ihrer Plattform | ~ Für Daten gebaut, nicht fürs Ablegen |
| DIY-Automatisierung (Zapier, Make) | ✗ Hoch, du baust & pflegst | ✓ Ja, wenn es hält | ~ Fragil, bricht bei Sonderfällen |
| Claude / ChatGPT | ~ Pro Sitzung, du führst es aus | ~ Nur wenn du es startest | ~ Mächtig, aber nicht unbeaufsichtigt |
| Filently | ✓ Unter 2 Minuten | ✓ Dein bestehendes Drive | ✓ Deine Konvention, automatisch |
* Claude kann Dokumente absolut umbenennen und ablegen, wenn du es ausführst, es ist wirklich fähig. Der Unterschied ist, dass Filently es unbeaufsichtigt tut: Es hält deine Konvention und legt jedes Dokument automatisch in dem Moment ab, in dem es ankommt, ohne Sitzung zum Starten und ohne Aufsicht.
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