In kleinen Teams speichert jede Person Dateien anders: andere Namen, andere Ordner, andere Gewohnheiten. Filently organisiert Dokumente direkt in deinem Google Drive und sorgt automatisch für eine einheitliche Struktur — ohne neue Software und ohne Schulungen.
Funktioniert in deinem geteilten Drive. Keine neue App, keine Migration.
Auch wenn jemand ausfällt, bleibt alles auffindbar.
Übergib deiner Steuerberatung in Minuten ein sauberes Jahr.
Geteilte Ablage › Firma › 2026
Filently hat 3 Dokumente vom Team abgelegt, vor 2 Min.
Finanzen / RechnungenGeteilt
2026-05_Rechnung_Acme_0214.pdfvia Maria
2026-05_Rechnung_Westline_0215.pdf5. Mai
Lieferanten / VerträgeGeteilt
2026-05_Vertrag_FreshFarms_Unterzeichnet.pdfvia Tom
Personal / LohnEingeschränkt
2026-04_Lohnabrechnung_April.pdf30. Apr.
Wohin deine Zeit als Inhaber gehört
Du führst das Unternehmen. Nicht die Ablage.
Du hast kein Unternehmen gegründet, um Dateien zu verwalten. Und nicht nur du: Auch dein Team verliert jede Woche Stunden mit der Suche nach Dokumenten, Nachfragen und manueller Sortierung — bezahlte Arbeitszeit, die dich Geld kostet. Filently übernimmt diese wiederkehrende Arbeit automatisch, damit sich alle aufs Wesentliche konzentrieren können.
Was das Unternehmen wachsen lässt
Kunden, Team, Wachstum.
✓Das Unternehmen steuern und dein Team führen.
✓Entscheidungen mit Zahlen treffen, die du auch findest.
✓Kunden gewinnen und halten, die dich erfolgreich machen.
✓Buchhaltung jeden Monat abschließen, ohne dich davor zu fürchten.
Das ist die Arbeit, die das Unternehmen voranbringt. Jede Stunde hier zahlt sich mehrfach aus.
Was dich auslaugt
Der Google Drive Hausmeister der Firma.
✕Neu ablegen, was ein Teammitglied in den falschen Ordner gelegt hat.
✕Alle wieder einmal daran erinnern, die Namenskonvention einzuhalten.
✕Herumfragen nach dem Lieferantenvertrag, den niemand findet.
✕Zusehen, wie jahrelange Dateien unauffindbar werden, nachdem jemand geht.
Das ist Overhead, der mit der Teamgröße wächst — Stunden pro Woche, die ein System schlucken sollte.
Google Drive für kleine Unternehmen
Ein geteiltes Google Drive versinkt im Chaos, sobald ein Team es anfasst.
Jeder Upload
Drei Leute, drei Systeme
Maria speichert Rechnungen nach Lieferant. Tom wirft sie in einen Ordner namens „neu“. Der Vertrieb hat den unterschriebenen Vertrag schon wieder falsch abgelegt — und du kannst es ihnen nicht mal übelnehmen, sie hatten den nächsten Call und einen Abschluss vor Augen. Gleiche Firma, gleiches Drive, und keine zwei Dateien gleich benannt.
Prüfung · 30 Tage
Die Anfrage, auf die du nicht schnell reagieren kannst
Dein Steuerberater oder Treuhänder braucht jedes Dokument fürs letzte Quartal. Du weißt, dass sie existieren — irgendwo, unter Namen wie final_v2.pdf. Du stellst dich schon auf eine Woche nacharbeiten ein.
Montag · sie ist nicht da
Die Person, die es wusste, ist im Urlaub
Deine Büroleiterin ist die Einzige, die weiß, wo was hingehört. Sie ist im Urlaub, ein Lieferant braucht heute einen unterschriebenen Vertrag, und niemand sonst findet ihn. Das ganze System steckte im Kopf einer einzigen Person.
Ablageregeln versagen nicht. Menschen vergessen sie.
Du kannst Namensregeln definieren, Ordner vorbereiten und dein Team schulen. Aber jede manuelle Regel funktioniert nur, solange sich alle im richtigen Moment daran erinnern. Sobald der Alltag schneller wird, gewinnt die eigentliche Arbeit — und die Ablage bleibt liegen.
Jede Person hat ihre eigenen Gewohnheiten
Eine benennt nach Datum, eine nach Lieferant, eine gar nicht. Multipliziere deinen Namensleitfaden mit jedem Teammitglied und jeder stressigen Woche, und die gemeinsame Struktur driftet innerhalb eines Monats auseinander.
Niemand legt im Moment „richtig“ ab
Ein Lieferschein kommt mitten in der Schicht rein. Ein Teammitglied speichert ihn als scan.pdf, um sich später darum zu kümmern. Über ein ganzes Team summieren sich diese kleinen Abkürzungen zu Hunderten falsch abgelegten Dokumenten.
Das Wissen steckt in einem einzigen Kopf
Die Struktur ergibt nur für die Person Sinn, die sie aufgebaut hat. Ist sie nicht da, im Urlaub oder kündigt, ist der Rest des Teams von den eigenen Unterlagen ausgesperrt.
Die Ablage einer Firma sollte nicht davon abhängen, dass sich alle an die Regeln erinnern. Sie sollte von allein halten, egal wer was hochlädt.
Warum wir Filently gebaut haben
Ich habe dieses Problem selbst erlebt. Ich habe ein Unternehmen mit fast 20 Mitarbeitenden geführt — mit einer Namenskonvention, einem geteilten Google Drive und einem Hauptordner, den alle Teams ordentlich halten sollten.
Fünf Jahre und mehrere Personalwechsel später wusste niemand mehr genau, was wo lag. Eine Teamleiterin versuchte, die Ablage aufzuräumen. Drei Monate später verließ sie das Unternehmen — und mit ihr verschwand ein großer Teil des Wissens darüber, wo wichtige Dateien zu finden waren.
Am Ende haben wir Marketingvorlagen neu erstellt, die längst existierten. Sie waren nicht weg — sie waren nur irgendwo im Drive verschwunden. Genau dieses Problem löst Filently.
SophiaCo-Founder, Filently
Google-Drive-Ordnerstruktur für kleine Unternehmen
Nach Abteilung sortiert, für alle gleich.
Eine Struktur, die im Team standhält, ordnet nach Abteilung und Typ — so haben Finanzen, Lieferanten und Personal jeweils ein Zuhause, in das alle Mitarbeitenden auf die gleiche Weise ablegen. Filently behält die Konvention, die dein Unternehmen bereits nutzt, oder richtet eine für die ganze Firma ein. Die Beispiele unten sind nur Startpunkte.
Nach Abteilung
Firma / 2026
01 Finanzen & Rechnungen
02 Lieferanten & Verträge
03 Personal & Lohn
04 Vertrieb & Angebote
05 Steuern & Compliance
06 Verwaltung & Lizenzen
Eine Namenskonvention
Beispiele
2026-05_Rechnung_Acme_0214.pdf
2026-05_Vertrag_FreshFarms_Unterzeichnet.pdf
2026-04_Lohnabrechnung_April.pdf
2026-Q1_Umsatzsteuer_Voranmeldung.pdf
2026_Versicherung_Haftpflicht.pdf
Immer gleich abgelegt
Wie auch immer es ankommt
Maria leitet eine Rechnung aus dem Posteingang weiter
Tom fügt einen Vertrag vom Handy hinzu
Die Buchhaltung lädt einen Stapel Belege hoch
Egal wie es ankommt: Alles wird einheitlich benannt und abgelegt
Verbinde dein Google Drive und Filently lernt deine Struktur. Danach fügst du Dokumente hinzu, wie es für dich passt — Filently benennt sie automatisch und legt sie im richtigen Ordner ab.
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Verbinde dein geteiltes Google Drive
Filently arbeitet direkt mit dem Drive, das dein Team bereits nutzt. Es lernt deine bestehende Ordnerstruktur und Namenskonvention oder hilft dir, eine einheitliche Dokumentenablage aufzubauen. Nichts verlässt dein Drive.
Filently erkennt jedes Dokument, benennt es nach deiner Konvention und legt es im richtigen geteilten Ordner ab. Egal wer es hochgeladen hat, das Ergebnis ist dasselbe. Das Drive deiner ganzen Firma bleibt automatisch einheitlich.
Benennt um · Legt ab · Bleibt einheitlich
Einmal einrichten. Jedes Dokument, das das Team danach hinzufügt, legt sich selbst ab.
Die ersten 25 Dokumente kostenlos. Keine Kreditkarte. Jederzeit kündbar.
Gebaut für die Art, wie kleine Teams wirklich arbeiten.
Filently macht aus deinem Google Drive eine organisierte Dokumentenablage. Es hält Dateinamen, Ordner und Strukturen automatisch ein — damit Ordnung nicht mehr von einzelnen Personen abhängt.
Eine Konvention für das ganze Team
Du legst die Namens- und Ordnerregeln einmal fest, und sie gelten für alle. Egal wer ein Dokument hochlädt oder wie es benannt wurde — Filently legt es auf deine Art ab. Die Einheitlichkeit der Ablage hängt nicht mehr davon ab, dass sich jede Person an das System erinnert.
Kein Ein-Personen-Engpass
Wenn alles nach denselben Regeln benannt und abgelegt ist, findet jede Person, was sie braucht — ohne die eine Person, die wusste, wo es lag. Urlaub, Krankheitstage, Übergaben und neue Mitarbeitende sind kein Hindernislauf mehr.
Erkennt jedes Dokument, mit dem ein Unternehmen läuft
Rechnungen, Lieferantenverträge, Lohnunterlagen, Angebote, Steuererklärungen, Lizenzen, Versicherungen. Filently unterscheidet sie am Inhalt und leitet jedes in den richtigen Abteilungsordner — selbst wenn es unter dem Namen document(3).pdf ankam.
Prüfungsbereite Exporte
Unterlagen einheitlich benannt und abgelegt, nach deiner eigenen Konvention — so dauert das Zusammenstellen eines Quartals für eine Prüfung nur Minuten.
Du siehst jede Änderung vorab
Nichts wird blind umbenannt oder verschoben. Dateien mit hoher Sicherheit legen sich auf Wunsch automatisch ab; alles Unsichere wartet auf deine Freigabe.
Mehrsprachig
Rechnungen und Verträge auf Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch und mehr. Gleich präzise verarbeitet.
Von einer echten Filently-Nutzerin
„Ich habe monatelang nach einer Anwendung gesucht, die genau das tut, was Filently tut. Ich habe einfach eingetippt, wie unsere Belege benannt werden sollen und in welche Ordner sie gehören, und es hält sich daran. Es ist sehr genau.“
Raeleen McCutcheonInhaberin, Organic Oasis Spa & Salon
Dokumententools für kleine Unternehmen im Vergleich
Google Drive, DMS oder manuelle Regeln? Der ehrliche Vergleich.
Ein klassisches Dokumentenmanagement-System bringt oft ein neues System, neue Prozesse und zusätzlichen Schulungsaufwand mit sich. Einfache Namensregeln im Team funktionieren am Anfang, werden aber im stressigen Alltag schnell uneinheitlich. Filently hält deine Dokumente automatisch sauber und einheitlich in dem Google Drive, das du bereits nutzt.
Ansatz
Einrichtung
Bleibt in deinem Drive
Einheitlich im Team
Team-Namensregeln
✓ Kostenlos aufschreibbar
✓ Ja
✗ Ignoriert, sobald es stressig wird
Geteiltes Drive allein
✓ Hast du schon
✓ Es ist dein Drive
✗ Speichert, organisiert nie
Dediziertes DMS (SharePoint usw.)
✗ Hoch, ein IT-Projekt
✗ Ein separates System zum Lernen
~ Nur wenn das Team es annimmt
Buchhaltungstools (Dext, Hubdoc)
~ Mittel, je Workflow
✗ Lebt in ihrer Plattform
~ Gebaut für Buchführung, nicht für Ablage
Filently
✓ Unter 1 Minute
✓ Dein geteiltes Drive
✓ Eine Konvention, automatisch
Buchhaltungstools wie Dext und Hubdoc extrahieren Zahlen für deine Buchführung, und das ist ihre Aufgabe. Filently konkurriert nicht mit ihnen. Wenn die Dokumente deines Teams in einem geteilten Google Drive liegen und du sie einfach einheitlich benannt und abgelegt haben willst, ist das genau das, was Filently tut.
Liegen deine Unternehmens-Dateien in einem Shared Google Drive? Filently ist für dein Team gebaut.
Die ersten 25 Dokumente kostenlos. Einrichtung in 1 Minute. Arbeitet im Hintergrund, für alle.
Dokumentenorganisation für kleine Unternehmen: häufige Fragen.
Funktioniert Filently mit einem geteilten Google Drive (Shared Drive)?
Ja. Filently funktioniert mit Shared Drives und Team-Ordnern, nicht nur mit dem persönlichen Drive einer einzelnen Person. Dabei kann jeder im Team neue Dokumente an Filently zur Umbenennung und Ablage übergeben, sodass alles einheitlich bleibt.
Wie sorgt Filently für eine einheitliche Ablage im ganzen Team?
Du legst die Namenskonvention und Ordnerregeln einmal fest, für alle. Egal wer ein Dokument hochlädt oder wie es benannt wurde — Filently erfasst den Inhalt und legt es auf deine Art ab. Die Ablagedisziplin hängt nicht mehr davon ab, dass sich jede Person an die Regeln erinnert.
Muss ich jedem Mitarbeitenden ein Login geben?
Nein. Dein Team arbeitet weiter in dem Google Drive, das es bereits teilt. Folgende Möglichkeiten gibt es, um Dokumente zur Organisation einzureichen: (1) Weiterleitung per E-Mail, (2) Hochladen im Filently-Dashboard oder (3) ein gemeinsamer Inbox-Ordner in Google Drive als Eingangskanal. Filently übernimmt die Ablage im Hintergrund.
Kann Filently meine bestehende Google-Drive-Ordnerstruktur übernehmen?
Filently folgt deinem System, statt ein neues aufzuzwingen. Lege deine Namens- und Ordnerregeln einmal fest, und jedes Dokument, das das Team danach einsendet, folgt ihnen automatisch: dein Datumsformat, deine Ordnernamen, deine Abkürzungen. Wenn du noch keine Struktur hast, kann Filently eine für die ganze Firma aufbauen.
Sind meine Firmendaten bei Filently sicher?
Deine Dateien werden automatisch verarbeitet. Kein Filently-Mitarbeiter kann deine Dokumente lesen. Die Authentifizierung läuft über Googles OAuth 2.0, sodass wir dein Passwort nie sehen. Filently erfasst Dateiinhalte nur, um jedes Dokument zu identifizieren, umzubenennen und abzulegen. Nichts wird auf unseren Servern gespeichert, es werden keine Kopien aufbewahrt, und deine Daten werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet. Du kannst den Zugriff jederzeit in deinem Google-Konto widerrufen. CASA Tier 2 zertifiziert. Datenschutz auf Enterprise-Niveau.
Was passiert, wenn jemand aus dem Team ausfällt oder geht?
Nichts bricht zusammen. Weil jedes Dokument nach denselben Regeln benannt und abgelegt ist, findet jede Person, was sie braucht — ohne die eine Person, die wusste, wo alles lag. Vertretung, Übergabe und Onboarding sind kein Hindernislauf mehr.
Erleichtert Filently die Übergabe an meinen Steuerberater?
Ja. Wenn jede Rechnung, jeder Beleg und jeder Vertrag bereits einheitlich benannt und abgelegt ist, dauert der Export eines sauberen Jahres für deine Steuerberatung oder eine Prüfung Minuten statt tagelanger Aufräumarbeit.
Was passiert nach den ersten 25 kostenlosen Dokumenten?
Deine ersten 25 Dokumente sind kostenlos, keine Kreditkarte nötig. Danach wechselst du zu einem kostenpflichtigen Plan, der mit dem Ablagevolumen deines Unternehmens skaliert — so zahlst du für das, was du tatsächlich nutzt. Die aktuellen Pläne siehst du auf der Preisseite, bevor du dich festlegst.
Kann ich jederzeit kündigen?
Ja. Kündige, wann immer du magst — jeder Ordner und jedes umbenannte Dokument bleibt genau dort, wo es in deinem Google Drive ist. Du verlierst nie den Zugriff auf das, was Filently bereits organisiert hat.
Ein Team.
Eine Dokumentenablage.
Der einfachste Weg, Dokumente kleiner Unternehmen in Google Drive automatisch zu organisieren. Lege deine Regeln einmal fest, und jede neue Datei wird einheitlich benannt und abgelegt. Die ersten 25 Dokumente kostenlos, keine Kreditkarte.
