Jeder legt anders ab. Filently macht ein System daraus.
In einem kleinen Team benennt und speichert jede Person Dateien auf ihre eigene Art, und dein geteiltes Drive versinkt im Chaos. Filently läuft direkt in dem Google Drive, das ihr bereits teilt, und benennt und sortiert jedes Dokument, das dein Team hochlädt, nach einer einheitlichen Konvention. Keine neue Software, keine Einarbeitung pro Person.
Eine Ablagekonvention für das ganze Team, einmal festgelegt.
Funktioniert in deinem geteilten Drive. Keine neue App, keine Migration.
Jemand krank? Alles bleibt trotzdem auffindbar.
Übergib deiner Steuerberatung in Minuten ein sauberes Jahr.
Shared drive › Company › 2026
Filently hat 3 Dokumente vom Team abgelegt, vor 2 Min.
Finance / InvoicesGeteilt
2026-05_Invoice_Acme_0214.pdfvia Maria
2026-05_Invoice_Westline_0215.pdf5. Mai
Suppliers / ContractsGeteilt
2026-05_Contract_FreshFarms_Signed.pdfvia Tom
HR / PayrollEingeschränkt
2026-04_Payroll_Summary_April.pdf30. Apr.
Wohin deine Zeit als Inhaber:in gehört
Du führst das Unternehmen. Nicht die Ablage.
Du hast kein Unternehmen gegründet, um Dateinamen zu kontrollieren. Ob du die Bücher selbst führst oder ein ganzes Team das übernimmt – die Suche danach, wo eine Datei gelandet ist, landet immer wieder auf deinem Schreibtisch. Genau diese eine Aufgabe sollte dir ein System leise abnehmen.
Was das Unternehmen wachsen lässt
Kund:innen, Team, Wachstum.
✓Das Unternehmen steuern und dein Team führen.
✓Entscheidungen mit Zahlen treffen, die du auch findest.
✓Die Kund:innen gewinnen und halten, die dich wachsen lassen.
✓Die Bücher jeden Monat abschließen, ohne dich davor zu fürchten.
Das ist die Arbeit, die das Unternehmen voranbringt. Jede Stunde hier zahlt sich mehrfach aus.
Was dich auslaugt
Die Ablagekraft der Firma.
✕Neu ablegen, was ein:e Mitarbeiter:in in den falschen Ordner gelegt hat.
✕Alle wieder einmal daran erinnern, die Namenskonvention einzuhalten.
✕Herumfragen nach dem Lieferantenvertrag, den niemand findet.
✕Zusehen, wie jahrelange Dateien unauffindbar werden, nachdem jemand geht.
Das ist Overhead, der mit der Teamgröße wächst – Stunden pro Woche, die ein System schlucken sollte.
Dateiorganisation für kleine Unternehmen
Ein geteiltes Drive versinkt im Chaos, sobald ein Team es anfasst.
Jeder Upload
Drei Leute, drei Systeme
Maria speichert Rechnungen nach Lieferant. Tom wirft sie in einen Ordner namens „neu". Der Vertrieb hat den unterschriebenen Vertrag schon wieder falsch abgelegt – und du kannst es ihnen nicht mal übelnehmen, sie hatten den nächsten Call und einen Abschluss vor Augen. Gleiche Firma, gleiches Drive, und keine zwei Dateien gleich benannt.
Prüfung · 30 Tage
Die Anfrage, die du nicht schnell erfüllen kannst
Deine Steuerberatung oder ein:e Prüfer:in braucht jedes Dokument fürs letzte Quartal. Du weißt, dass sie existieren – irgendwo, unter Namen wie final_v2.pdf. Jetzt wird daraus eine Woche Graben durch Ordner statt eines Exports.
Montag · sie ist nicht da
Die Person, die es wusste, ist im Urlaub
Deine Büroleiterin ist die Einzige, die weiß, wo was hingehört. Sie ist im Urlaub, ein Lieferant braucht heute einen unterschriebenen Vertrag, und niemand sonst findet ihn. Das ganze System steckte im Kopf einer einzigen Person.
Ablageregeln versagen nicht. Menschen vergessen sie.
Du hast den Namensleitfaden geschrieben. Du hast die Ordnervorlage geteilt. Es hielt, bis das Team viel zu tun bekam. Und mehr Personal löst es nicht: Wer ein Dokument öffnet, muss es trotzdem benennen und ablegen – die Aufgabe bleibt also auf alle verteilt. Es ist kein Disziplinproblem, es ist das, was mit jeder Regel passiert, die auf Erinnerung beruht.
Jede Person hat ihre eigenen Gewohnheiten
Eine benennt nach Datum, eine nach Lieferant, eine gar nicht. Multipliziere deinen Namensleitfaden mit jeder und jedem Angestellten und jeder stressigen Woche, und die gemeinsame Struktur driftet innerhalb eines Monats auseinander.
Niemand legt im Moment „richtig" ab
Ein Lieferschein kommt mitten in der Schicht rein. Ein:e Mitarbeiter:in speichert ihn als scan.pdf, um sich später darum zu kümmern. Über ein ganzes Team summieren sich diese kleinen Abkürzungen zu Hunderten falsch abgelegten Dokumenten.
Das Wissen steckt in einem einzigen Kopf
Die Struktur ergibt nur für die Person Sinn, die sie aufgebaut hat. Ist sie nicht da, im Urlaub oder kündigt, ist der Rest des Teams von den eigenen Unterlagen ausgesperrt.
Die Ablage einer Firma sollte nicht davon abhängen, dass sich alle an die Regeln erinnern. Sie sollte von allein halten, egal wer was hochlädt.
Warum wir Filently gebaut haben
Ich habe das auf die harte Tour gelernt. Ich habe ein Unternehmen mit fast 20 Leuten geführt – mit einer Namenskonvention, einem geteilten Drive und einem Hauptordner, den jedes Team ordentlich halten sollte. Fünf Jahre und ein paar Personalwechsel später wusste niemand mehr, was wo lag. Eine Teamleiterin versuchte, ihre eigenen Dateien aufzuräumen. Drei Monate später ging sie, und mit ihr das letzte Stück Wissen. Am Ende haben wir Marketingvorlagen von Grund auf neu gebaut, die längst existierten – irgendwo im Drive. Genau dieses Problem löst Filently.
SophiaMitgründerin, Filently
Google-Drive-Ordnerstruktur für kleine Unternehmen
Nach Abteilung sortiert, für alle gleich.
Eine Struktur, die im Team standhält, ordnet nach Abteilung und Typ – so haben Finanzen, Lieferanten und HR jeweils ein Zuhause, in das alle Mitarbeitenden auf die gleiche Weise ablegen. Filently behält die Konvention, die dein Unternehmen bereits nutzt, oder richtet eine für die ganze Firma ein. Die Beispiele unten sind nur Startpunkte.
Nach Abteilung
Company / 2026
01 Finance & Invoices
02 Suppliers & Contracts
03 HR & Payroll
04 Sales & Quotes
05 Tax & Compliance
06 Admin & Licenses
Eine Namenskonvention
Beispiele
2026-05_Invoice_Acme_0214.pdf
2026-05_Contract_FreshFarms_Signed.pdf
2026-04_Payroll_Summary_April.pdf
2026-Q1_SalesTax_Filing.pdf
2026_Insurance_Liability_Policy.pdf
Gleich abgelegt, egal wer hochlädt
Wie auch immer es ankommt
Maria leitet eine Rechnung per E-Mail weiter
Tom legt einen Vertrag vom Handy ab
Die Buchhaltung lädt einen Stapel hoch
Alle landen gleich benannt & abgelegt
Das sind Startpunkte. Die Struktur passt sich daran an, wie dein Unternehmen bereits arbeitet. Wenn du eine Google-Drive-Ordnerstruktur und einen Namensstil pflegst, folgt Filently ihnen im ganzen Team – oder räumt ein bestehendes geteiltes Drive in einem Durchgang auf.
Bereit, dein Team einheitlich ablegen zu lassen?
Regeln in 2 Minuten festlegen. Die ersten 25 Dokumente kostenlos, keine Kreditkarte.
Verbinde das geteilte Drive, das dein Team bereits nutzt, lass alle Dokumente einsenden, und Filently legt sie einheitlich ab.
1
Verbinde dein geteiltes Google Drive
Richte Filently auf das Team-Drive, das ihr bereits führt. Es übernimmt die Ordnerstruktur und Namenskonvention deines Unternehmens – oder du legst die Regeln einmal für alle fest. Nichts verlässt dein Drive.
Geteilte Drives · Regeln einmal festgelegt
2
Lass das ganze Team Dokumente einsenden
Jede und jeder leitet eine Rechnung per E-Mail weiter, legt eine Datei in den gemeinsamen Posteingang oder lädt vom Desktop hoch. Jede neue Datei wird automatisch bearbeitet, egal wer sie geschickt hat.
Filently liest jedes Dokument, benennt es nach deiner Konvention und legt es im richtigen geteilten Ordner ab. Egal wer es hochgeladen hat, das Ergebnis ist dasselbe. Das Drive deiner ganzen Firma bleibt automatisch einheitlich.
Benennt um · Legt ab · Bleibt einheitlich
Einmal einrichten. Jedes Dokument, das das Team danach hinzufügt, legt sich selbst ab.
Die ersten 25 Dokumente kostenlos. Keine Kreditkarte. Jederzeit kündbar.
Gebaut für die Art, wie ein kleines Team wirklich arbeitet.
Filently macht aus Google Drive für Teams kleiner Unternehmen ein selbstorganisierendes System: Es lässt das Drive, das du schon hast, so arbeiten, als hättest du eine Ablagekraft im Team. Es sitzt auf dem geteilten Drive, das dein Team nutzt, und hält die Dokumente der ganzen Firma im Hintergrund einheitlich – so hängt die Ablage nicht mehr davon ab, dass sich jemand an die Regeln erinnert.
Eine Konvention für das ganze Team
Du legst die Namens- und Ordnerregeln einmal fest, und sie gelten für alle. Egal wer ein Dokument hochlädt oder wie er es genannt hat – Filently legt es auf deine Art ab. Die Einheitlichkeit der Ablage hängt nicht mehr davon ab, dass sich jede Person an das System erinnert.
Kein Ein-Personen-Engpass
Wenn alles nach denselben Regeln benannt und abgelegt ist, findet jede Person, was sie braucht – ohne die eine Kollegin, die wusste, wo es lag. Urlaub, Krankheitstage, Übergaben und neue Mitarbeitende sind kein Hindernislauf mehr.
Erkennt jedes Dokument, mit dem ein Unternehmen läuft
Rechnungen, Lieferantenverträge, Lohnunterlagen, Angebote, Steuererklärungen, Lizenzen, Versicherungen. Filently unterscheidet sie am Inhalt und leitet jedes in den richtigen Abteilungsordner – selbst wenn es unter dem Namen document(3).pdf ankam.
Prüfungsbereite Exporte
Unterlagen einheitlich benannt und abgelegt, nach deiner eigenen Konvention – so dauert das Zusammenstellen eines Quartals für eine Prüfung nur Minuten.
Du siehst jede Änderung vorab
Nichts wird blind umbenannt oder verschoben. Dateien mit hoher Sicherheit legen sich automatisch ab; alles Unsichere wartet auf deine Freigabe.
Mehrsprachig
Rechnungen und Verträge auf Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch und mehr. Gleich präzise verarbeitet.
Von einer echten Filently-Nutzerin
„Ich habe monatelang nach einer Anwendung gesucht, die genau das tut, was Filently tut. Ich habe einfach eingetippt, wie unsere Belege benannt werden sollen und in welche Ordner sie gehören, und es macht das. Es ist sehr genau."
Raeleen McCutcheonInhaberin, Organic Oasis Spa & Salon
Dokumententools für kleine Unternehmen im Vergleich
Was ist mit einem DMS oder einfach Team-Regeln? Hier die ehrliche Einschätzung.
Ein dediziertes Dokumentenmanagement-System ist aufwendig einzuführen und verlangt von deinem Team, in neuer Software zu leben. Team-Namensregeln sind kostenlos, werden aber in der ersten stressigen Woche ignoriert. Filently hält saubere, einheitliche Dateien in dem geteilten Google Drive, das du bereits nutzt. So passt es dazu.
Ansatz
Einrichtung
Bleibt in deinem Drive
Einheitlich im Team
Team-Namensregeln
✓ Kostenlos aufschreibbar
✓ Ja
✗ Ignoriert, sobald es stressig wird
Geteiltes Drive allein
✓ Hast du schon
✓ Es ist dein Drive
✗ Speichert, organisiert nie
Dediziertes DMS (SharePoint usw.)
✗ Hoch, ein IT-Projekt
✗ Ein separates System zum Lernen
~ Nur wenn das Team es annimmt
Buchhaltungstools (Dext, Hubdoc)
~ Mittel, je Workflow
✗ Lebt in ihrer Plattform
~ Gebaut für Buchführung, nicht für Ablage
Filently
✓ Unter 2 Minuten
✓ Dein geteiltes Drive
✓ Eine Konvention, automatisch
Buchhaltungstools wie Dext und Hubdoc extrahieren Zahlen für deine Buchführung, und das ist ihre Aufgabe. Filently konkurriert nicht mit ihnen. Wenn die Dokumente deines Teams in einem geteilten Google Drive liegen und du sie einfach einheitlich benannt und abgelegt haben willst, ist das genau das, was Filently tut.
Führst du dein Unternehmen in einem geteilten Google Drive? Filently ist für dein Team gebaut.
Die ersten 25 Dokumente kostenlos. Einrichtung in 2 Minuten. Arbeitet im Hintergrund, für alle.
Ablage für kleine Unternehmen: deine Fragen beantwortet.
Funktioniert Filently über ein geteiltes Team-Drive hinweg?
Ja. Filently funktioniert mit Shared Drives und Team-Ordnern, nicht nur mit dem My Drive einer einzelnen Person. Jede:r im Team kann Dokumente einsenden, und alles wird in eine einheitliche Struktur abgelegt, die die ganze Firma sieht.
Wie hält es die Ablage einheitlich, wenn mehrere Leute hochladen?
Du legst die Namenskonvention und Ordnerregeln einmal fest, für alle. Egal wer ein Dokument hochlädt oder wie er es benannt hat – Filently liest den Inhalt und legt es auf deine Art ab. Die Ablagedisziplin hängt nicht mehr davon ab, dass sich jede Person an die Regeln erinnert.
Muss ich jedem Mitarbeitenden ein Login geben?
Nein. Dein Team arbeitet weiter in dem Google Drive, das es bereits teilt. Es leitet eine E-Mail weiter oder legt eine Datei in den Posteingangs-Ordner – keine neue App zum Lernen, kein Onboarding pro Person. Filently übernimmt die Ablage im Hintergrund.
Was, wenn wir bereits eine Ordnerstruktur haben, die mir gefällt?
Filently folgt deinem System, statt ein neues aufzuzwingen. Lege deine Namens- und Ordnerregeln einmal fest, und jedes Dokument, das das Team danach einsendet, folgt ihnen automatisch: dein Datumsformat, deine Ordnernamen, deine Abkürzungen. Wenn du noch keine Struktur hast, kann Filently eine für die ganze Firma aufbauen.
Sind unsere Firmendaten privat?
Deine Dateien werden automatisch verarbeitet. Kein Filently-Mitarbeiter kann deine Dokumente lesen. Die Authentifizierung läuft über Googles OAuth 2.0, sodass wir dein Passwort nie sehen. Filently liest Dateiinhalte nur, um jedes Dokument zu identifizieren, umzubenennen und abzulegen. Nichts wird auf unseren Servern gespeichert, es werden keine Kopien aufbewahrt, und deine Daten werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet. Du kannst den Zugriff jederzeit in deinem Google-Konto widerrufen. CASA Tier 2 zertifiziert. Datenschutz auf Enterprise-Niveau.
Was passiert, wenn unsere Buchhaltung oder Büroleitung ausfällt?
Nichts bricht zusammen. Weil jedes Dokument nach denselben Regeln benannt und abgelegt ist, findet jede Person, was sie braucht – ohne die eine Person, die wusste, wo alles lag. Vertretung, Übergabe und Onboarding sind kein Hindernislauf mehr.
Hilft es, wenn wir Unterlagen an unsere Steuerberatung übergeben?
Ja. Wenn jede Rechnung, jeder Beleg und jeder Vertrag bereits einheitlich benannt und abgelegt ist, dauert der Export eines sauberen Jahres für deine Steuerberatung oder eine Prüfung Minuten statt tagelanger Aufräumarbeit.
Was passiert nach den ersten 25 kostenlosen Dokumenten?
Deine ersten 25 Dokumente sind kostenlos, keine Kreditkarte nötig. Danach wechselst du zu einem kostenpflichtigen Plan, der mit dem Ablagevolumen deines Unternehmens skaliert – so zahlst du für das, was du tatsächlich nutzt. Die aktuellen Pläne siehst du auf der Preisseite, bevor du dich festlegst.
Können wir jederzeit kündigen?
Ja. Es gibt keinen Vertrag und keine Bindung. Kündige, wann immer du magst, und jeder Ordner und jedes umbenannte Dokument bleibt genau dort, wo es in deinem Google Drive ist. Du verlierst nie den Zugriff auf das, was Filently bereits organisiert hat.
Ein Team.
Ein Ablagesystem.
Der einfachste Weg, die Dokumente kleiner Unternehmen in Google Drive zu verwalten. Lege die Regeln einmal fest, und jede Datei, die dein Team hinzufügt, wird von jetzt an gleich benannt und abgelegt. Die ersten 25 Dokumente kostenlos, keine Kreditkarte.
