Google Drive gibt dir die Werkzeuge.
Filently ergänzt die intelligente Ablage.

Beide können ein Google Drive organisieren, Google aber nur in Teilen: Organize my files von Gemini schlägt für jede einzelne Datei in My Drive einen Ordner vor, den du anschließend bestätigst, und Workspace Studio legt Dokumente über Workflows ab, die du selbst erstellst. Filently benennt jedes neue Dokument und legt es ab, sobald es ankommt. Keines der Google-Tools gibt einer Datei einen neuen Namen.

Filently benennt Dateien nach ihrem Inhalt um, Google Drive nicht. Du kannst eine Datei selbst umbenennen, und ein Workspace-Studio-Workflow kann einen von dir festgelegten Namen vergeben. Drive erkennt aber nicht, um welches Dokument es sich handelt, und gibt neuen Dateien nicht jedes Mal automatisch einen konsistenten, inhaltsbasierten Namen.

Gemini arbeitet in einzelnen Durchläufen: Du startest die Organisation, prüfst die Vorschläge und bestätigst sie. Filently arbeitet kontinuierlich. Ein Dokument kommt an, Filently erkennt, worum es geht, benennt es und legt es ab. Gemini eignet sich gut, um einen Rückstau einzelner Dateien aufzuräumen; zum Zeitpunkt dieses Textes ist die Funktion auf Drive im Web und auf Englisch beschränkt. Filently hält dein Drive danach dauerhaft ordentlich. Wir haben Organize my files in unserem Praxistest ausprobiert.

Workspace Studio macht, was du vorgibst: Du definierst für jeden Fall den Auslöser, die Bedingungen und das Ziel, einen Workflow pro Fall. Filently lernt aus den Ordnern und Dateinamen, die bereits in deinem Drive vorhanden sind. Du musst keine Regeln schreiben und nichts neu aufsetzen, wenn sich deine Struktur verändert. Wir haben einen Studio-Workflow gebaut, damit du siehst, wie das aussieht.

Filently ist kein Teil von Google Drive, sondern eine App im Google Workspace Marketplace, die sich mit deinem bestehenden Drive verbindet. Deine Dokumente bleiben in deinem eigenen Drive und werden dort umbenannt und abgelegt. Filently ist nach CASA Tier 2 von einem von Google autorisierten Prüflabor bewertet.

Filently benennt Dokumente automatisch um und legt sie ab: Es erkennt, um welches Dokument es sich handelt, erstellt einen Dateinamen nach deiner Konvention und legt es im passenden Ordner ab. Du kannst die Vorschläge prüfen, bevor etwas verschoben wird, oder Filently selbstständig arbeiten lassen.

Filently startet mit deiner bestehenden Google-Drive-Ordnerstruktur: Es analysiert deine Ordner und die darin vorhandenen Dateinamen, um zu verstehen, wie du deine Dateien ablegst, und verarbeitet neue Dokumente genauso. Keine Migration und keine neue Struktur, die du erst lernen musst.

Filently funktioniert mit My Drive und mit Shared Drives. So folgen auch Teamdokumente denselben Namens- und Ablagekonventionen wie persönliche Dateien.

Filently kann keine Bilder ohne Text benennen, etwa Urlaubsfotos, weil es keinen Dokumentinhalt gibt, aus dem sich ein Name ableiten lässt, und es arbeitet nicht mit Dateien außerhalb von Google Drive.

Filently hat noch keinen Team-Tarif: Jeder Tarif verbindet ein Google-Konto, das in My Drive und in die Shared Drives ablegen kann, auf die dieses Konto Zugriff hat.