Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026
Paperless-ngx Alternative

Paperless-ngx ist ein eigenes Archiv auf deinem Server. Filently räumt das Google Drive auf, das du schon nutzt.

Paperless-ngx ist ein kostenloses Archiv für deine Papiere, eingescannt oder digital, das auf deinem eigenen Server läuft. Filently gibt jedem neuen Dokument in deinem Google Drive einen klaren Namen und legt es in den richtigen Ordner.

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Welches passt zu dir?

Ein eigenes Archiv, oder Ordnung in deinem Google Drive?

Paperless-ngx gibt es, damit du jedes Papier wiederfindest und es unter deinem eigenen Dach bleibt: Du scannst deine Post ein, Paperless-ngx erkennt den Text, und du findest jeden Brief per Suchwort. Das läuft auf deinem eigenen Server.

Google Drive ist dagegen dein Schrank im Arbeitszimmer: Dort arbeitest du jeden Tag, teilst Dateien und hast alles an einem Ort. Paperless-ngx baut dir daneben einen eigenen Archivraum. Filently ist der Helfer, der deinen Schrank ordentlich hält.

Paperless-ngx

Ein eigenes Archiv auf deinem Server

Ein Archiv für Briefe, Rechnungen und Verträge, sehr gründlich: Es erkennt den Text in jedem Scan, und du findest jedes Wort wieder. Den Server richtest du selbst ein oder mietest ihn.

Passt, wenn du

  • deine Papiere nicht bei Google haben willst.
  • jeden Brief per Suchwort wiederfinden willst.
  • einen eigenen Server hast oder gern bastelst.
Filently

Ordnung in deinem Google Drive

Ein Arbeitsplatz, der ordentlich bleibt: Jedes neue Dokument bekommt einen klaren Namen und landet im richtigen Ordner. Du musst nichts installieren und nicht umziehen. Für ältere Dokumente startet bald Deep Clean.

Passt, wenn du

  • deine Dokumente schon in Google Drive hast und deine Ordner behalten willst.
  • mit anderen an deinen Dateien arbeitest oder sie teilst.
  • dich nicht um Server, Updates und Backups kümmern willst.
Der schnelle Vergleich

Der Unterschied auf einen Blick

Kurz gesagt: Paperless-ngx ist ein eigenes Archiv mit gründlicher Suche, das du selbst betreibst. Filently ist kein Archiv: Es hält dein Google Drive ordentlich, ohne Server und ohne Umzug.

FragePaperless-ngxGoogle Drive mit Filently
Wofür ist es gebaut?Archivieren: Briefe, Rechnungen und Verträge aufbewahren und wiederfindenArbeiten: Dateien nutzen, teilen und ordentlich ablegen
Wo liegen deine Dokumente?Im Archiv von Paperless-ngx auf deinem ServerIn deinem Google Drive, in deinen eigenen Ordnern
Was brauchst du?Eingeschränkt. Einen eigenen Server, also einen Computer, der rund um die Uhr läuft, mit Docker, einem Programm für Server-SoftwareVorteil. Ein Google-Konto
Wer macht Updates und Backups?Eingeschränkt. DuVorteil. Nichts zu tun
Wie findest du ein Dokument wieder?Über die Suche in Paperless-ngx: jedes Wort im Scan, dazu Filter nach Absender, Typ und DatumÜber die Suche in Google Drive: klare Dateinamen und die richtigen Ordner, in einigen kostenpflichtigen Google-Tarifen auch mit Googles KI-Assistent Gemini in normaler Sprache
Wo werden deine Daten verarbeitet?Vorteil. Auf deinem eigenen Server, wenn du ihn selbst betreibstEingeschränkt. Deine Dateien bleiben bei Google. Filently verarbeitet in der Schweiz und der EU und speichert keine Kopien deiner Dateien auf seinen Servern.
Was kostet es?Software kostenlos, plus ein Server (ein Rechner zu Hause oder gemietet ab etwa 5,49 € im Monat) und deine ZeitGoogle Drive: 15 GB kostenlos, mehr Speicher ab 1,99 € im Monat. Filently: 25 Dokumente kostenlos, danach ab 4 $ im Monat bei jährlicher Zahlweise.

Angaben zu Paperless-ngx aus der offiziellen Dokumentation und dem GitHub-Repository, Serverpreis vom Anbieter, Google-Preise von Google One (Deutschland), geprüft am 20. Oktober 2026.

Deine Dokumente liegen schon in Google Drive? Filently gibt jedem neuen Dokument einen klaren Namen und legt es in den richtigen Ordner.

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Fazit

Mehr Ordnung im Drive, oder deine Papiere auf deinem eigenen Server?

Paperless-ngx

Wenn deine Papiere nicht zu Google sollen

Geht es dir darum, deine Papiere auf deinem eigenen Server zu haben und nicht bei Google, dann passt Paperless-ngx. Plane einen Server und etwas Zeit für Updates und Backups ein.

Filently

Wenn du in Google Drive besser Ordnung halten willst

Überlegst du, Paperless-ngx zusätzlich zu Google Drive zu nutzen, um besser Ordnung zu halten, dann ist Filently die naheliegendere Wahl. Deine Papiere werden im selben Drive wie alles andere benannt und abgelegt, ohne zweites System und ohne Server.

FAQ

Paperless-ngx und Filently: häufige Fragen.

Was ist die beste Paperless-ngx Alternative?

Die beste Paperless-ngx Alternative hängt davon ab, was dich stört: der eigene Server, der Umfang oder ein zweites System neben Google Drive. Ist dir der eigene Server zu viel, kannst du Paperless-ngx mieten: bei PikaPods ab 4,90 $ im Monat oder bei Paperless-home ab 9 € im Monat. Willst du ein kleineres Archiv zum Selbsthosten, schau dir Papra an. Liegen deine Dokumente schon in Google Drive, ist Filently die einfachere Wahl: Es benennt jedes neue Dokument und legt es in deinen Ordnern ab, ohne Server. Weitere kostenlose Programme findest du in unserem Vergleich kostenloser DMS.

Funktioniert Paperless-ngx mit Google Drive?

Paperless-ngx hat keine offizielle Verbindung zu Google Drive. Ein Wunsch danach wurde auf GitHub geschlossen, und eine solche Verbindung gibt es bis heute nicht. Manche Nutzer helfen sich mit einem Zusatzprogramm wie rclone, das einen Drive-Ordner an Paperless-ngx weiterreicht. Filently ist dagegen für Google Drive gebaut und legt Dokumente direkt in deinen Drive-Ordnern ab.

Nutzen Paperless-ngx-Nutzer zusätzlich Google Drive?

Viele Paperless-ngx-Nutzer behalten Google Drive zusätzlich. Paperless-ngx ist für Briefe, Rechnungen und Verträge da. Für alles andere, etwa Fotos, Tabellen oder geteilte Projekte, nutzen sie weiter Google Drive. Das zeigen auch Wünsche auf GitHub nach einer Verbindung zu Google Drive und anderem Cloud-Speicher. Dann hast du zwei Orte. Mit Filently statt Paperless-ngx liegt alles im selben Drive.

Kann ich Paperless-ngx ohne Server nutzen?

Paperless-ngx braucht immer einen Server. Willst du keinen eigenen betreiben, kannst du es bei einem Anbieter wie PikaPods oder Paperless-home mieten. Filently braucht gar keinen Server: Du verbindest es mit deinem Google Drive, und es legt los.

Läuft Paperless-ngx unter Windows?

Paperless-ngx läuft unter Windows nur über Docker. Laut Dokumentation lässt sich Paperless-ngx ohne Docker nur unter Linux installieren. Docker ist ein Zusatzprogramm, mit dem solche Server-Software auch unter Windows läuft. Filently läuft im Browser, du installierst nichts. Deine Dateien siehst du unter Windows wie gewohnt im Browser oder mit Google Drive für den Desktop.

Was kostet gehostetes Paperless-ngx?

Paperless-ngx zu mieten kostet ab etwa 4,90 $ im Monat bei PikaPods (Server in der EU und den USA) und ab 9 € im Monat bei Paperless-home (2 GB, Server in Europa), Stand Oktober 2026. Zum Selbsthosten brauchst du einen eigenen Server: einen Rechner zu Hause oder einen kleinen Cloud-Server, in der EU ab etwa 5,49 € im Monat, dazu deine Zeit für Updates und Backups.

Papra oder Paperless-ngx: Was ist besser?

Paperless-ngx kann mehr, Papra ist kleiner und einfacher. Beide sind Open Source und machen den Text in Scans durchsuchbar. Papra kannst du selbst hosten oder als Cloud-Dienst aus Europa nutzen: 512 MB sind kostenlos, bezahlte Tarife starten bei 9 $ im Monat. Paperless-ngx bietet dafür mehr: Texterkennung in über 100 Sprachen, automatische Zuordnung, die aus deinem Archiv lernt, Workflows und Rechte für mehrere Nutzer.

Mayan EDMS oder Paperless-ngx?

Mayan EDMS ist für Unternehmen gebaut, die feste Abläufe, Aufbewahrungsregeln und Rechte nach Rollen brauchen. Paperless-ngx passt besser zu Privatleuten und kleinen Büros, die ein durchsuchbares Archiv mit weniger Einrichtung wollen. Beide sind Open Source, laufen auf deinem eigenen Server und machen den Text in Scans durchsuchbar.

Kann ich mit Paperless-ngx meine eigene Ordnerstruktur behalten?

Mit Paperless-ngx behältst du deine eigene Ordnerstruktur nicht. Paperless-ngx legt Dokumente in seinem eigenen Ordner ab und sortiert sie über Schlagworte, Absender und Dokumenttypen. Du kannst festlegen, wie Dateien und Ordner dort heißen, aber die Dokumentation warnt davor, darin selbst Dateien zu verschieben. Filently arbeitet umgekehrt: Es legt jedes Dokument in den Ordnern ab, die du in Google Drive schon hast.

Wie ziehe ich von Paperless-ngx zu Google Drive um?

Von Paperless-ngx zu Google Drive ziehst du in zwei Schritten um. Zuerst holst du deine Dokumente mit dem Export-Befehl von Paperless-ngx heraus, der auf dem Server läuft und die Originaldateien enthält. Dann lädst du sie in Google Drive hoch. Ab da benennt Filently jedes neue Dokument und legt es ab. Um das ganze alte Archiv auf einmal in eine neue Ordnerstruktur zu bringen, startet bald Deep Clean; eine erste Beta läuft gerade. Bis dahin bleiben die hochgeladenen Dokumente, wo du sie abgelegt hast.

Ist Paperless-ngx GoBD-konform?

Paperless-ngx macht keine Aussage zur GoBD. Laut Bundesfinanzministerium gibt es für Software ohnehin kein allgemeines „GoBD-konform“: Verantwortlich bist du selbst. Dazu gehört, dass Belege unveränderbar aufbewahrt werden und du beschreibst, wie du damit umgehst. Buchungsbelege wie Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren (§ 147 AO). Für die gesetzliche Aufbewahrung nutzt du deshalb deine Buchhaltungssoftware oder fragst deinen Steuerberater.

Funktioniert Filently mit E-Rechnungen?

Filently funktioniert mit ZUGFeRD-Rechnungen, nicht aber mit reinen XRechnung-Dateien. ZUGFeRD-Rechnungen sind PDFs mit eingebauten Rechnungsdaten. Filently erkennt Absender, Datum und Betrag, benennt die Datei und legt sie ab. Die Datei selbst verändert es nicht, die eingebauten Daten bleiben also erhalten. Reine XRechnung-Dateien (nur XML, kein PDF) unterstützt Filently nicht.

Hat Paperless-ngx KI?

Paperless-ngx hat optionale KI-Funktionen, die von Haus aus ausgeschaltet sind. Schaltest du sie ein, schlägt Paperless-ngx Titel, Schlagworte und Absender vor, und du kannst deinen Dokumenten Fragen stellen. Die KI läuft entweder auf deinem eigenen Rechner (mit Ollama) oder über einen Dienst wie OpenAI. Bei Filently ist KI der Kern: Sie erkennt jedes Dokument, gibt ihm einen klaren Namen und wählt den passenden Ordner.

Ist Filently kostenlos wie Paperless-ngx?

Filently ist keine kostenlose Software. Die ersten 25 Dokumente sind kostenlos, danach kostet Filently ab 4 $ im Monat bei jährlicher Zahlweise. Paperless-ngx ist als Software kostenlos, aber du brauchst einen Server und Zeit für Updates und Backups.

Paperless-ngx ist großartig, wenn deine Papiere auf deinem eigenen Server liegen sollen. Filently ist für alle, die ihr Google Drive einfach ordentlich haben wollen.

Jedes neue Dokument bekommt einen klaren Namen und landet im richtigen Ordner deines Google Drive. Kein Server, kein Umzug, deine eigenen Ordner.

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