Kostenloses DMS: 8 Programme und wo der Haken ist

Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, speichert deine Dokumente an einem Ort, ordnet sie und hilft dir, sie wiederzufinden. Kostenlose DMS gibt es einige. Aber „kostenlos“ heißt fast immer: Du zahlst mit etwas anderem. Mit einem eigenen Server, mit deiner Zeit oder mit einem Limit, das irgendwann greift.

Dieser Vergleich zeigt dir acht kostenlose DMS, was davon wirklich kostenlos ist und wo der Haken liegt. Und er beantwortet die Frage, die bei Unternehmen immer mitschwingt: Was ist mit der GoBD, also den Regeln des Finanzamts für digitale Belege?

📌 Das Wichtigste in Kürze: Das beste kostenlose DMS hängt von drei Fragen ab: Nutzt du es privat oder für deine Firma? Willst du einen eigenen Server betreiben? Und liegen deine Dokumente schon in einer Cloud wie Google Drive? Privat und ohne Technikkenntnisse passt die Docutain-App, am PC ecoDMS. Mit eigenem Server ist Paperless-ngx die stärkste Wahl. Für Unternehmen ist agorum core open dauerhaft kostenlos. Liegen deine Dokumente in Google Drive, ordnet Filently sie dort, ohne Server. Kein DMS ist für sich allein GoBD-konform.

Preise und Limits geprüft am 20. Oktober 2026 auf den Seiten der Hersteller.

Kostenlos ist nicht gleich kostenlos

Hinter „DMS kostenlos“ stecken vier ganz verschiedene Dinge. Wer sie auseinanderhält, erlebt später keine Überraschung.

• Open Source: Die Software ist für immer und für alle kostenlos. Der Haken: Du brauchst einen Server und kümmerst dich um Updates und Backups. Beispiele: Paperless-ngx, bitfarm-Archiv GPL, Mayan EDMS, Nextcloud.
• Gratis-Version eines Bezahlprodukts: eine abgespeckte Version, oft dauerhaft und oft auch Open Source. Der Haken: Wichtige Funktionen gibt es nur in der Bezahlversion. Beispiele: agorum core open, LogicalDOC Community Edition, ecoDMS nach der Testphase (nur privat).
• Gratis-Tarif: ein Dienst, der bis zu einem Limit nichts kostet. Der Haken: Das Limit greift, bei Dokumenten pro Monat, Speicher oder Nutzern. Beispiele: fileee, PaperOffice, Google Drive (15 GB).
• Testversion: alle Funktionen für eine begrenzte Zeit oder Menge. Der Haken: Danach zahlst du, oder die Software wird eingeschränkt. Beispiele: ecoDMS (30 Tage), Docutain für Windows (14 Tage), Filently (25 Dokumente einmalig).

DMS-Freeware oder Open Source?

„Freeware“ ist nicht dasselbe wie Open Source. Freeware kostet nichts, aber der Hersteller bestimmt, wer sie nutzen darf; meist ist sie eine Gratis-Version oder ein Gratis-Tarif. ecoDMS ist zum Beispiel nach der Testphase nur für private Nutzung kostenlos. Bei Open Source darfst du die Software unter ihrer Lizenz frei nutzen, auch in deiner Firma.

Welches kostenlose DMS passt zu dir?

• Privat, ohne Technikkenntnisse: Du willst Briefe und Belege mit dem Handy scannen und wiederfinden. → Docutain. Lieber am PC? → ecoDMS
• Privat, mit eigenem Server oder NAS (einer Festplatte im Heimnetz): Du richtest gern Technik ein und willst deine Papiere zu Hause haben. → Paperless-ngx
• Kleines Unternehmen, dauerhaft kostenlos: Du brauchst ein klassisches DMS und willst später vielleicht aufrüsten. → agorum core open, mit Windows-Server auch bitfarm-Archiv GPL
• Deine Dokumente liegen schon in Google Drive: Du willst kein zweites System, nur Ordnung. → Google Drive mit Filently

Die 8 besten kostenlosen DMS im Vergleich

1. Google Drive mit Filently: wenn deine Dokumente schon in Drive liegen

Art: Cloud
Kostenlos: Google Drive bis 15 GB; bei Filently die ersten 25 Dokumente, danach ab $4 im Monat bei jährlicher Zahlweise
Passt, wenn: du selbstständig bist, ein kleines Unternehmen führst oder deine privaten Unterlagen schon in Google Drive liegen

Google Drive kann schon einiges, was ein DMS kann. Es speichert frühere Versionen deiner Dateien, zeigt, wer was geändert hat, und du kannst Dateien teilen und durchsuchen. Was Drive nicht kann: Ordnung halten. Jedes Dokument behält den Namen, mit dem es ankam, zum Beispiel Scan_0047.pdf, und du entscheidest selbst, wo es hingehört.

Genau das übernimmt Filently. Filently erkennt jedes Dokument an seinem Inhalt, gibt ihm einen klaren Namen nach deinen Vorgaben, etwa 2026-05-15_Telekom_Rechnung.pdf, und legt es im richtigen Ordner deiner bestehenden Struktur ab, in Meine Ablage oder in geteilten Ablagen. Neue Dokumente legst du in den Ordner _ Filently Inbox in deinem Drive, lädst sie hoch oder leitest sie per E-Mail weiter (im Professional-Tarif). Gesucht wird weiter in Drive, nur findest du jetzt alles über klare Namen. Umbenennen ändert nur den Dateinamen, nicht den Inhalt.

Deine Dateien bleiben in deinem Google Drive, und Filently speichert keine Kopien davon auf seinen Servern. Filently verarbeitet deine Dokumente nur in der Schweiz und der EU. Für ein Drive, das schon unordentlich ist, startet bald Deep Clean; eine erste Beta läuft gerade.

Der Haken: Kostenlos sind bei Filently nur die ersten 25 Dokumente, danach zahlst du ab $4 im Monat.

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2. Paperless-ngx: das stärkste kostenlose Archiv zum Selbsthosten

Art: Open Source (GPL-3.0), läuft auf deinem eigenen Server
Kostenlos: die Software, dauerhaft; du zahlst nur den Server
Passt, wenn: du einen eigenen Server oder ein NAS hast und deine Papiere nicht bei Google haben willst

Paperless-ngx verwandelt deine Papiere in ein durchsuchbares Archiv. Du scannst deine Post ein, Paperless-ngx erkennt den Text in über 100 Sprachen, vergibt Schlagworte und Absender, und du findest jeden Brief per Suchwort wieder. Es läuft auf deinem eigenen Server, einem NAS oder einem Raspberry Pi und wird aktiv weiterentwickelt (Version 3.3.3, Oktober 2026).

Der Haken: Du brauchst einen Linux-Server oder Docker, ein Programm, das Server-Software in fertigen Paketen startet, und kümmerst dich selbst um Updates und Backups. Paperless-ngx verwaltet deine Dokumente in seinem eigenen Archiv statt in einer Ordnerstruktur. Zur GoBD macht das Projekt keine Aussage.

Deine Dokumente liegen schon in Google Drive, und du überlegst, Paperless-ngx dazuzunehmen? Unser Vergleich Paperless-ngx vs. Filently zeigt, wofür welches Tool gebaut ist.

→ github.com/paperless-ngx/paperless-ngx

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3. ecoDMS: kostenlos für den privaten Gebrauch

Art: Programm für Windows, macOS, Linux und NAS
Kostenlos: 30 Tage alle Funktionen, danach eine eingeschränkte Version nur für private Nutzung
Passt, wenn: du privat ein Archiv auf deinem eigenen Rechner willst

ecoDMS lädst du herunter und installierst es wie ein normales Programm auf deinem PC. Es erkennt den Text in Scans (OCR) und archiviert Dokumente auf deinem Rechner. In den ersten 30 Tagen kannst du alles testen, mit bis zu drei Geräten oder Nutzern gleichzeitig. Danach bleibt eine Version mit weniger Funktionen, die laut Hersteller nur für private Nutzung gedacht ist; deine Daten bleiben erhalten.

Wer mehr will, kauft eine Lizenz: die Private Edition für 89 € inklusive MwSt. einmalig pro gleichzeitiger Verbindung (höchstens zwei), die Business Edition ab 125 € zuzüglich MwSt. pro Verbindung. Der Hersteller schreibt, dass du mit ecoDMS „GoBD- und DSGVO-Anforderungen technisch abdecken“ kannst.

Der Haken: Für Unternehmen ist ecoDMS nicht kostenlos.

→ ecodms.de

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4. agorum core open: dauerhaft kostenlos für Unternehmen

Art: Gratis-Version von agorum core pro, Open Source (GPL-2.0), für Windows und Linux
Kostenlos: dauerhaft, laut Hersteller „keine zeitlich begrenzte Trial-Version“
Passt, wenn: du im Unternehmen ein klassisches DMS kostenlos starten und später vielleicht aufrüsten willst

agorum core open ist die kostenlose Version eines deutschen DMS, das auch in größeren Firmen läuft. Du installierst es selbst oder startest ein fertiges Paket im kostenlosen Programm VirtualBox. Das Projekt wird gepflegt (Version 11.15 vom 18. Oktober 2026).

Der Haken: Texterkennung in Scans und automatische Abläufe, etwa dass eine Rechnung zur Freigabe an eine Kollegin geht, gibt es nur in agorum core pro, ab 32 € pro Nutzer und Monat zuzüglich MwSt. Einrichtung und Betrieb liegen bei dir.

→ agorum.com

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5. bitfarm-Archiv GPL: Open Source für Windows

Art: Open Source (GPL-3.0), für Windows und Windows Server
Kostenlos: die GPL-Version, dauerhaft
Passt, wenn: dein kleines Unternehmen einen Windows-Server hat und ein Archiv mit Texterkennung will

bitfarm-Archiv ist ein deutsches DMS, das es als kostenlose GPL-Version gibt. Laut Projektseite des Herstellers erkennt es den Text in Scans (OCR), kann E-Rechnungen verarbeiten und ist „GoBD & DSGVO-konform“. Die aktuelle Version ist 3.6.2 aus dem Jahr 2026.

Der Haken: Du richtest es selbst auf einem Windows-Rechner oder -Server ein. Die Website des Herstellers war am 20. Oktober 2026 nicht erreichbar; die Angaben stammen von der offiziellen Projektseite auf SourceForge.

→ sourceforge.net/projects/bitfarm-archiv

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6. LogicalDOC Community Edition: klassisches DMS mit Apps

Art: Gratis-Version von LogicalDOC, Open Source (LGPL-3.0), läuft auf deinem eigenen Server
Kostenlos: die Community Edition, dauerhaft
Passt, wenn: dein Team ein klassisches DMS mit Versionen braucht und auf Texterkennung verzichten kann

Die Community Edition von LogicalDOC durchsucht den Text in digitalen Dateien wie Word-Dokumenten oder PDFs mit Text. Sie speichert Versionen, sperrt Dokumente, während jemand daran arbeitet (Ein- und Auschecken), und hat Apps für iOS und Android. Der Quellcode wird aktiv gepflegt (Version 9.3.1, Oktober 2026).

Der Haken: Texterkennung für Scans und automatische Abläufe gibt es nur in den Bezahlversionen. Die Community Edition kommt „as is“, also ohne technischen Support.

→ logicaldoc.com

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7. Docutain: kostenlose Scan-App fürs Handy

Art: App für Android und iOS, Windows-Version gegen Gebühr
Kostenlos: die App, mit unbegrenzten Scans und Texterkennung
Passt, wenn: du privat Briefe und Belege mit dem Handy scannen und ordnen willst

Mit der Docutain-App scannst du Dokumente mit dem Handy ein, die App erkennt den Text, und du findest alles wieder. Ein Konto brauchst du nicht. Laut Hersteller bleiben deine Dokumente auf deinen Geräten; in die Cloud geht nur, was du selbst synchronisierst.

Der Haken: Die Windows-Version kostet ab 2,08 € im Monat bei jährlicher Zahlweise (14 Tage kostenlos testen).

→ docutain.de

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8. fileee: kostenlos für wenig Post

Art: Cloud-Dienst mit App
Kostenlos: privat 10 Dokumente im Monat, für Firmen 15
Passt, wenn: du nur wenig Post bekommst und alles in der Cloud haben willst

fileee ist ein Cloud-Dienst für Dokumente, mit App und ohne Werbung. Laut Hersteller liegen deine Dokumente bei einem deutschen Serveranbieter.

Der Haken: Das Limit von 10 Dokumenten im Monat ist schnell erreicht. Danach kostet fileee Basic ab 3,99 € im Monat bei jährlicher Zahlweise, für 50 Dokumente im Monat.

→ fileee.com

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Auch einen Blick wert

• PaperOffice: Gratis-Tarif für einen Nutzer mit 1.000 Seiten; bezahlte Tarife ab 39 € im Monat.
• Mayan EDMS (Open Source, GPL-2.0): für Firmen, die feste Abläufe, Aufbewahrungsregeln und genaue Rechte brauchen. Mehr Einrichtung als Paperless-ngx.
• Nextcloud (Open Source, AGPL-3.0): deine eigene Cloud für Dateien und Zusammenarbeit, mit Zusatz-Apps auch für Texterkennung. Eher Dateiablage als DMS.
• Papra (Open Source, AGPL-3.0): ein schlankes, neues Archiv zum Selbsthosten.

Wie viel Aufwand die Open-Source-Programme beim Einrichten machen, steht in unserem Ratgeber zu Open-Source-DMS (auf Englisch).

Kostenlose DMS auf einen Blick

„Keine Angabe“ heißt: Der Hersteller sagt dazu auf seinen Seiten nichts.

Was ein kostenloses DMS wirklich kostet

• Server: Die Software ist kostenlos, der Server nicht. Entweder nutzt du einen Rechner zu Hause oder ein NAS, das rund um die Uhr läuft, oder du mietest einen kleinen Cloud-Server, in Deutschland ab 5,49 € im Monat zuzüglich MwSt., also rund 66 € im Jahr.
• Deine Zeit: Installieren, Updates einspielen, Backups prüfen. Und die Frage, wer sich kümmert, wenn etwas nicht läuft.
• Privat ist nicht Firma: Was privat kostenlos ist, kostet in der Firma oft Geld, etwa bei ecoDMS. Wichtige Funktionen wie automatische Abläufe gibt es oft nur in der Bezahlversion.
• Limits: Gratis-Tarife sind auf Dokumente, Speicher oder Nutzer begrenzt.
• Support: Bei kostenlosen Versionen hilfst du dir mit Dokumentation und Foren, nicht mit einem Support-Team.

GoBD und E-Rechnung: was wirklich gilt

Wenn du ein DMS für deine Firma suchst, fällt schnell das Wort GoBD. Das sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“, kurz: die Regeln des Finanzamts für digitale Buchführung und Belege. Viele Anbieter werben damit, dass ihre Software „GoBD-konform“ sei. Das Bundesfinanzministerium sieht das anders.

Keine Software ist für sich allein GoBD-konform. Laut GoBD gibt es „keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software“. Für die Ordnungsmäßigkeit „ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich“. Auch Zertifikate oder Testate Dritter binden das Finanzamt nicht.

Worauf es ankommt:

• Unveränderbarkeit: Ein Dokument darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
• Verfahrensdokumentation: Du beschreibst, wie Belege bei dir ankommen, wo sie abgelegt werden und wie du sie wiederfindest, sodass ein Prüfer das in angemessener Zeit nachvollziehen kann.
• Aufbewahrungsfristen (§ 147 Abgabenordnung): Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, sonstige Unterlagen wie Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist: Eine Rechnung von 2025 darfst du frühestens Anfang 2034 löschen.

E-Rechnung (laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025):

• Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach.
• Was zählt: Eine E-Rechnung hat ein strukturiertes Format, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL). Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.
• Aufbewahren: acht Jahre lang, in dem Format, in dem du sie bekommen hast. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, unverändert. Bei ZUGFeRD genügt der XML-Teil, solange das PDF nichts Zusätzliches enthält, etwa Buchungsvermerke. Für die Umsatzsteuer ist es laut BMF kein Verstoß, E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-Systems zu speichern, solange die XML-Datei unversehrt bleibt; für die anderen Steuern gilt die GoBD trotzdem.
• Ausstellen: Rechnungen an andere Firmen im Inland musst du ab 2027 als E-Rechnung schreiben, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, sonst ab 2028. Ausgenommen sind Kleinunternehmer (§ 19 Umsatzsteuergesetz) und Rechnungen bis 250 € brutto.

Was das für dich heißt: Privat gilt die GoBD nicht, da reicht jedes DMS. Im Unternehmen hilft ein DMS, ersetzt aber nicht die Verfahrensdokumentation. Welche Lösung für deine Belege passt, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.

Häufige Fragen

Gibt es ein kostenloses DMS?

Ja, es gibt kostenlose Dokumentenmanagementsysteme, aber „kostenlos“ bedeutet bei fast allen eine Einschränkung. Open-Source-Programme wie Paperless-ngx, agorum core open oder bitfarm-Archiv GPL kosten keine Lizenz, brauchen aber einen Server und deine Zeit. ecoDMS ist nach 30 Tagen Testphase nur für private Nutzung kostenlos. Bei fileee ist der Gratis-Tarif auf 10 Dokumente im Monat begrenzt. Bei Filently sind die ersten 25 Dokumente kostenlos.

Welches kostenlose DMS ist das beste?

Das beste kostenlose DMS hängt davon ab, wofür du es nutzt. Für Privatleute ohne Technikkenntnisse passen die kostenlose Docutain-App oder ecoDMS nach der Testphase. Wer einen eigenen Server oder ein NAS hat, ist mit Paperless-ngx gut bedient. Für Unternehmen, die dauerhaft kostenlos starten wollen, eignen sich agorum core open und bitfarm-Archiv GPL. Liegen deine Dokumente schon in Google Drive, ordnet Filently sie dort, ohne Server.

Ist ein kostenloses DMS GoBD-konform?

Kein DMS ist für sich allein GoBD-konform, ob kostenlos oder nicht. Laut Bundesfinanzministerium gibt es keine allgemeingültige Aussage zur GoBD-Konformität von Software, und verantwortlich ist allein der Steuerpflichtige. Ein Programm kann helfen, etwa indem es Dokumente unveränderbar speichert. Dazu brauchst du aber eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie du mit deinen Belegen umgehst. Buchungsbelege wie Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren (§ 147 Abgabenordnung). Am sichersten klärst du das mit deinem Steuerberater.

Welches kostenlose DMS gibt es für Windows?

Für Windows gibt es mehrere kostenlose DMS: ecoDMS (privat kostenlos nach der Testphase), agorum core open (dauerhaft kostenlos, auch für Linux), bitfarm-Archiv GPL und die LogicalDOC Community Edition. Die Docutain-App ist auf dem Handy kostenlos, die Windows-Version kostet ab 2,08 € im Monat bei jährlicher Zahlweise. Paperless-ngx läuft unter Windows nur über Docker, ein Zusatzprogramm für Server-Software.

Ist DMS-Freeware dasselbe wie ein Open-Source-DMS?

DMS-Freeware und Open-Source-DMS sind nicht dasselbe. Freeware kostet nichts, aber der Hersteller legt fest, wer sie wie nutzen darf: ecoDMS ist zum Beispiel nach der Testphase nur für private Nutzung kostenlos. Open Source heißt, dass der Quellcode offen ist und du die Software unter der jeweiligen Lizenz frei nutzen darfst, auch in deiner Firma. Paperless-ngx (GPL-3.0) und agorum core open (GPL-2.0) sind Open Source.

Kann ich Google Drive als kostenloses DMS nutzen?

Google Drive kann als einfaches DMS dienen, wenn deine Dokumente gut benannt und abgelegt sind. Drive bietet 15 GB kostenlos, Versionen, Freigaben und eine Suche, ordnet deine Dokumente aber nicht selbst. Filently erkennt jedes neue Dokument, gibt ihm einen klaren Namen und legt es im richtigen Ordner deiner bestehenden Struktur ab.

Muss ich E-Rechnungen in einem DMS speichern?

E-Rechnungen musst du nicht in einem DMS speichern, aber im Originalformat aufbewahren. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Laut Bundesfinanzministerium bewahrst du die Rechnung in dem Format auf, in dem du sie bekommen hast, bei einer XRechnung also die XML-Datei, unverändert und acht Jahre lang; bei ZUGFeRD genügt der XML-Teil. Welches Programm du dafür nutzt, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.